L’automatisation robotisée des processus.

On a tous des taches répétitives, qui sont nécessaires, mais qui pourraient être automatisées. Selon une étude de OnePoll pour UiPath, un employé de bureau perd en moyenne 5 heures par semaine sur ces taches. Pour répondre à ça, la RPA pourrait être la solution adéquate !

Ce concept peut paraître compliqué, mais avec le bon outil et le bon partenaire, la robotisation des processus métier devient un jeu d’enfant !

Présentation de la RPA

L’automatisation robotisée des processus, c’est le fait de déléguer ses tâches répétitives à des robots. Ces robots prennent la forme de programme qui va saisir automatiquement des données, exécuter une action en réponse à une fréquence régulière ou démarrer un processus automatisé sur demande d’un utilisateur.

Ces robots peuvent fonctionner directement sur le poste de l’utilisateur (on parle alors de robots assistés) ou en arrière-plan sur un serveur (on parle de robot autonome ou non-assisté).

L’intégration de cette automatisation peut se faire en se calquant sur les processus métier actuels ou en créant des workflow de zéro et en adaptant les interactions humaines aux robots.

Avec l’essor de l’IA, il est aujourd’hui possible d’automatiser bon nombre de processus métier qui semblaient jusqu’alors trop complexes, tout en gardant la possibilité à l’humain de contrôler le travail en temps réel.

Pourquoi la RPA va révolutionner votre entreprise ?

La robotisation des processus permet de nombreux bénéfices, notamment :

Accélérer les processus métier

L’automatisation permet de gagner un temps considérable sur la réalisation de tâche et la manipulation de données.

L’avantage principal des robots sur les humains est sa capacité à exécuter des tâches à une vitesse record et 24h/24. 

Cette capacité permet un gain de temps conséquent aux collaborateurs qui peuvent ainsi se concentrer sur les tâches à réelle valeur ajoutée, réduire les retards et satisfaire encore mieux vos clients.

Améliorer la collaboration

L’automatisation permet de faciliter la collaboration des équipes.

Une bonne partie de la gestion d’un projet collaboratif réside dans le suivi du travail effectué et dans la relance des collaborateurs.

Grâce à la RPA, il est possible de configurer des rappels, des alertes et du remplissage automatique pour améliore la collaboration de vos équipes.

Améliorer l’expérience client

Même si la relation client est primordiale dans une entreprise, toutes les interactions ne nécessitent pas forcément l’intervention humaine.

Connaitre l’avancée d’une commande, obtenir des informations sur un projet ou convenir d’un rendez-vous est des tâches qui sont régulièrement automatisées dans les entreprises. Cela permet un gain de temps considérable aux équipes, mais également de fournir rapidement une réponse aux clients.

De nombreuses autres tâches peuvent être automatisées au sein de votre entreprise pour améliorer l’expérience de vos clients.

Réduire le risque d’erreur humaine

Dans un monde où tout va de plus en plus vite, la principale source d’erreur reste toujours l’humain. Même s’il est vrai que les robots peuvent faire peur pour les taches critiques, il n’empêche que leur risque d’erreur est beaucoup plus faible.

Certaines entreprises réussissent à minimiser le risque d’erreur humaine en automatisant les processus et en demandant l’intervention humaine uniquement pour les tâches complexes et en mettant en place une détection d’erreur par IA.

Grâce à l’automatisation, il est possible d’améliorer grandement la qualité de vos prestations et réduire les coûts inhérents aux erreurs humaines

Prendre soin de ses équipes !

Toutes les entreprises connaissent des tâches que les collaborateurs exécutent à reculons. Ces taches qui sont généralement chronophages et répétitives peuvent plomber le moral de vos équipes.

L’automatisation libère vos équipes de ces fardeaux et leur permet de se concentrer sur le cœur de leurs métiers. 

Quelques études de cas de la RPA

BTP / Diviser par deux le temps de réponse aux appels d’offres

Une entreprise dans le BTP a divisé par deux le temps de réponse aux appels d’offres.

Grâce à la RPA et à l’IA, les équipes commerciales peuvent comparer les appels d’offres sans à avoir à lire les DCE, générer automatiquement une partie des  documents de réponse, générer une ébauche du chiffrage et raccourcir les délais de rédaction des documents.

Au final, cette entreprise a pu augmenter le nombre de réponses à appel d’offres et améliorer les conditions de travail de ses équipes.

RH / Réduire le temps lié au recrutement pour améliorer l’expérience candidat

Le service RH d’une entreprise qui a besoin de recruter régulièrement a mis en place un système d’automatisation connecté à son ATS. 

Grâce à la RPA et à l’IA, les équipes RH ont pu générer des brouillons d’offre d’emploi, les personnaliser et les publier sur différents JobBoards et auprès de précédents candidats préqualifiés. Les candidatures se sont fait au travers d’un formulaire qui a pu faire une présélection des profils et proposer les CV les plus pertinents aux équipes. Les messages de refus ou de demande d’entretiens ont été envoyés automatiquement améliorant grandement l’expérience candidate.

Grâce à cette automatisation, les équipes ont réussi à traiter un grand nombre de profils facilement tout en permettant aux candidats de vivre une expérience satisfaisante.

Compta / Automatiser la gestion comptable

Une franchise a mis en place un système de RPA connecté à son ERP afin d’améliorer la productivité de son service comptable.

Grâce à la RPA, l’IA et à l’OCR (Reconnaissance optique de caractère) les équipes ont pu se libérer de la majeure partie des tâches de saisies, de catégorisation, d’imputation et de reporting. 

La connexion de microservices sur mesure à leur ERP leur a permis à leurs équipes de tripler le nombre d’établissements géré par comptable.

Marketing / Qualification automatisé des leads commerciaux

Le service marketing d’un éditeur de logiciel a mis en place des workflows d’automatisation connectée à leur CRM.

Grâce à des outils de RPA Low-Code, les équipes ont pu créer des tunnels de ventes et de qualifications automatisées permettant de transmettre aux équipes commerciales uniquement des prospects qualifiés dont les fiches de contact ont été automatiquement enrichies.

Ce mode de qualification a permis aux commerciaux d’améliorer leur taux de conversion, mais également d’apporter une expérience plus personnalisée à leurs prospects.

Industrie / Automatisation du suivi de la gestion de projet

Un industriel dans le domaine du transport a mis en place un outil de supervision de ses projets pour réduire les perturbations et les retards de sa plateforme industrielle.

 Grâce à la centralisation des données de tous ses outils au sein d’une seule interface et  à l’automatisation des tâches de gestion de projets (mail de notification de taches, message de demande de décalage pour cause de retard, alerte de risque météorologique, etc.) l’industriel a pu réduire les retards de ses projets et améliorer la performance de sa plateforme industrielle.

Notre méthodologie

Notre méthodologie met l’accent sur l’intégration de l’automatisation en collaboration avec les équipes. De nombreux collaborateurs peuvent être réticent au premier abord à la mise en place de la RPA à cause d’idée reçue. Nous mettons donc un point d’honneur à autant soigner les aspect techniques qu’humain de nos projets RPA. Pour cela notre méthode vise le co-dévellopement des solution avec une méthodologie de Test&Learn pour impliquer les collaborateurs dans l’automatisation de vos processus métier

Cartographie des processus métier + Audit technique

• Cartographie les processus métier à automatiser.
• Etat des lieux du fonctionnement de l’entreprise,des outils utilisées et des contraintes.
• Audit technique

Cette phase peut nécessiter un à plusieurs ateliers de travails d’une demi-journée.

Phase de co-développement « Lean »

• Conception des robots d’automatisation
• Intégration continue (Test&Learn)
• Aucun arrêt de l'activité

Cette phase peut durer de 6 à 12 semaines.

Amélioration continue + maintenance

• Points de suivi des évolutions
• Modification et optimisation des robots

Cette phase s'étale sur 9 à 18 mois avec un échange tout les 3 à 6 mois.

Vous avez des questions autour de l’automatisation robotisée des processus ?